Estamos abordando nesses últimos artigos o assunto de mudança de contexto na hora de executar nossas tarefas.

Tivemos um artigo introdutório sobre o tema, depois falamos sobre como evitar essas mudanças de contexto na esfera pessoal. Agora iremos abordar um pouco dessa mudança na esfera de equipes dentro do seu negócio.

Organize e simplifique

Quando temos diversos aplicativos para alternar, temos que pesquisar para descobrir o que precisamos de fazer, o que leva à troca de contexto que falamos nos artigos anteriores.

Quando nosso computador está desorganizado isso também acaba atrapalhando nosso foco, organize e simplifique para que tenha menos janelas e aplicativos para lidar e se distrair.

• Consolide seus aplicativos e exclua o que você não precisa.
• Centralize suas tarefas num único gerenciador de tarefas. Mova seus chats, e-mails, acompanhamentos de vendas, CRM, enfim o que você usa para um único aplicativo.
• Se você tem vários aplicativos para a gestão do seu negócio, elimine e fique apenas com um que seja integrado com todas as suas necessidades.
  

Esses dias tivemos um debate com o Joffrey, meu gerente comercial, no qual todo o processo de CRM da empresa desde do lead, captação, implantação e pós atendimento estava sendo gerenciado pelo Trello.

Cobrei dele para passar isso em 30 dias para dentro do nosso sistema de gerenciamento interno, ele passou as necessidades a serem feitas para desenvolvermos um Trello interno para ele, fizemos e agora todo o processo comercial está completamente integrado com o nosso sistema de Back Office.

Isso é importante, pois evita distração do próprio pessoal responsável pelo comercial, antes eles tinham que ficar alternando entre os ambientes e agora eles podem trabalhar focados numa única ferramenta.

• Procure fazer
  
  • Agendar seus compromissos por bloco de tempo, falamos sobre isso no post anterior.
  • Responder e-mails apenas em determinadas horas do dia.
  • Desabilitar TODAS as notificações.
  • Focar em uma tarefa por vez.
  • Encaminhar e-mails para seus programas de tarefas.
  • Comunicação assíncrona (leia mais abaixo)
• Evite fazer
  
  • Fazer tarefas assim que outros lhe pedem
  • Verificar e-mails o tempo todo
  • Ativar notificações de rede social e e-mails.
  • Executar mais de uma tarefa.
  • Usar e-mails como gerenciador de tarefas.
  • Comunicação síncrona.
    

Resista ao impulso de responder imediatamente

É um impulso natural querer responder às coisas assim que elas chegam.

Você não quer atrasar as coisas e é bom ter uma mensagem a menos na sua caixa de entrada, mas você pode estar enviando uma mensagem de que as pessoas devem sempre esperar uma resposta rápida de você, o que pode levar ao recebimento de mais e mais e-mails e gerar mais trocas de contexto.

Limite sua quantidade de vezes que você verifica seus e-mails para treinar pessoas a não receber respostas imediatas. Procure entender qual a necessidade de disponibilidade que seus colegas de trabalho ou seus clientes precisam, considere não ser mais responsivo do que você precisa ser. Tem um livro bom sobre isso que pode ajudar algumas pessoas.

Comunicação assíncrona

Faça sua parte para melhorar as mudanças de contexto, tenha cuidado com a frequência com que envia e-mails ou chats.

Embora as emergências exijam respostas rápidas, a maioria dos outros assuntos não. Se você é um gestor, lembre-se que toda vez que seus colaboradores param para responder uma mensagem sua eles estão se afastando do seu trabalho.

Melhore a qualidade da sua comunicação e não a velocidade.

Procure dedicar um tempo para escrever melhor o seu problema, ele terá uma oportunidade maior de ser resolvido mais rápido, além do fato que reduziram o ruído e troca de contexto de volta para você.

Se você for o gestor ou gerente do seu departamento, procure ir ainda mais longe, mude a cultura do seu setor de uma comunicação síncrona para assíncrona.

Deixe claro que todos os membros da equipe não devem responder imediatamente e em tempo real aos e-mails e bate papo do chat privado da empresa.

Alguns aplicativos de conversa permitem usar tópicos que facilita a comunicação assíncrona, procure por essas alternativas.

Ao longo desses três posts sobre Mudança de Contexto vimos muitas coisas. Obviamente não conseguiremos implementar todas na próxima segunda-feira 🤪, porém podemos ir melhorando alguns aspectos gradualmente. Pegue uma a uma dessas mudanças e tente transformar esses hábitos em seu cotidiano.

Evite mudanças de contexto te dará permissão para dedicar toda atenção ao que é realmente importante para você!

Outros artigos do tema

1. Evite troca de contexto
2. Como você pode evitar trocas de contexto
3. Mudanças de contexto em equipes