Como evitar mudanças de contexto

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Evitar mudanças de contexto na hora de executar tarefas tem muitos benefícios: terminar o trabalho mais cedo para que não sacrifique nosso tempo de lazer, concentração para fazermos melhor nosso trabalho e tornar-nos mais calmos em um mundo tão barulhento.

Falamos no post anterior sobre os problemas com a mudança de contexto entre tarefas. Caso tenha perdido, recomendamos parar por aqui e ler antes esse post.

Capture tarefas em algum lugar que não seja sua cabeça

Apenas pensar em uma tarefa já divide nossa atenção e dificulta manter o foco à nossa frente. O problema que nossos cérebros tendem a fixar em tarefas incompletas ou interrompidas, um viés cognitivo conhecido como Efeito Zeigarnik.

Simplesmente planejar para concluir a tarefa mais tarde já ajuda a reduzir os pensamentos repetitivos sobre a tarefa.

Utilizo o Things, vamos até falar sobre ele por aqui mais para frente, porém você pode usar qualquer aplicativo de tarefas, desde que não as deixe em sua cabeça.

Priorize suas tarefas

Focar numa coisa de cada vez é só parte do problema, a outra é preciso definir qual tarefa receberá o seu foco.

Tome cuidado para esse ato de decisão não se tornar mais um motivo para acabar criando mais distrações para você.

Você pode utilizar a matriz de Eisenhower. Meio clichê, mas funciona. Defina prioridade baseadas em dados com objetivos e resultados chaves.

Não importa qual o método você utiliza, o importante é repeti-lo diariamente. Quanto mais você usar a estrutura, mais rápido você se tornará em identificar exatamente no que deve se concentrar a qualquer momento.

Bloquei seu calendário

Após saber no que vai se concentrar, você precisará de uma estrutura diária para manter-se focado nisso.

Você pode não conseguir acabar por completo com a mudança de contexto, mas alguns desses pontos podem te ajudar:

  • Agrupe tarefas: agrupe e execute tarefas semelhantes juntas. Por exemplo, responder todos os e-mails ao mesmo tempo, para que não fique trocando seu foco entre o seu trabalho e sua caixa de entrada durante o dia.
  • Bloquei seu calendário: divida seu dia em blocos, como “reuniões”, “e-mail” e “trabalho focado”. Esse método vai um passo além do agrupamento de tarefas e exige que bloquei fisicamente as tarefas no seu calendário.
  • Dias temáticos: determine dias da semana diferentes para algumas tarefas. Lá na empresa nós temos uma reunião de gerência que só ocorre as quarta-feira depois do horário de trabalho. É uma versão mais extrema do agrupamento de tarefas, permite que você se concentre em determinados tipos de trabalho para aquele dia e adie outros que não se encaixam no tema do dia.
  • Time boxing: defina um tempo limite de quanto você gasta em uma tarefa. Semelhante a bloquear seu calendário, essa estratégia exige que você determine caixas de tempo para tarefas bem específicas. A diferença é que você deve terminar a tarefa na caixa de tempo. A restrição de tempo cria um senso de urgência que aguça seu foco.
  • Pomodoro: defina um cronômetro enquanto trabalha em uma tarefa e faça intervalos regulares. Essa é uma versão mais curta do Time Boxing que exige 25 minutos de trabalho focado em uma tarefa, seguido de 5 minutos de intervalos com um intervalo mais longo de 30 minutos depois de quatro sessões.

Se alguma tarefa interromper seu fluxo. Em vez de deixa-las atrapalhar sua sessão de trabalho, salve a tarefa no seu gerenciador de tarefas para que possa voltar a ela mais tarde.

Procure deixar alguns blocos de tempo livre para algumas emergências.

Na imagem acima temos o time blocking do Elon Musk CEO da Tesla.

Agenda de uma pessoa qualquer vs Agenda de quem acompanha o VdD
Agenda de uma pessoa qualquer vs Agenda de quem acompanha o VdD

Monitore sua distração

O primeiro passo para quebrar um hábito é tomar consciência de que você está fazendo isso.

Simplesmente notar uma distração torna o inconsciente consciente!

Mantenha um registro por uma semana. Cada vez que se distrair, escreva a hora e de onde veio a distração. No final da semana, revise o seu registro de distrações.

  • Existem padrões para o que dispara uma mudança de foco?
  • Você tem mais probabilidade de distrair-se em determinados momentos do dia?
  • Costuma se distrair em certos lugares?

Observar as distrações o ajudará a tomar consciência dos gatilhos que o levam a interromper a si mesmo, como baixa energia, tédios e estresse.

Elimine distrações

Mesmo que você pense que vai apenas ler um e-mail, é difícil não ser sugado mais para dentro de sua caixa de e-mails após abri-la.

Tente concentrar-se em uma tarefa, tela, aplicativo e janela por vez e elimine o que faz você mudar de foco em primeiro lugar. As notificações de tela, guias em excesso em seu navegador.

  • Desative todas suas notificações de mídia social, e-mail e outros aplicativos.
  • Mantenha os programas que você utiliza, como e-mail ou aplicativo de mensageiro da equipe de trabalho fechado quando estiver fazendo um trabalho focado, portanto, não será tão fácil alternar sua atenção.
  • Saia de site quando terminar de lê-los, para não ter muitas guias abertas. Se você ainda quiser ler um artigo use o Leia depois do seu Safari.

No próximo artigo vamos falar sobre como melhorar e organizar melhor a comunicação da sua equipe no seu local de trabalho.

Outros artigos do tema

  1. Evite troca de contexto
  2. Como você pode evitar trocas de contexto
  3. Mudanças de contexto em equipes

8 COMMENTS

  1. eu uso o manic time no computador e o app usage no celular (android)… são softwares de captura de tarefas, da pra categorizar e ver no que de fato você faz… eu não sou um noia de produtividade mas eu gosto de ter esse histórico

    • o excesso de controle pode ser prejudicial

      por isso no post q fiz do evernote falei para o pessoal, esquece essa historia de categorizar tudo, joga e trabalha com a busca

      isso nao quer dizer q a pessoa nao deve ter um gerenciador de tarefas

    • kkkkk rapaz eu gosto de historia complexa

      é o melhor anime disparado, pow vc tá lá no episódio trezentos e alguma coisa e derrepente o cara te mostra uma parada que aconteceu no episódio 20 q explica tudo

      isso pra mim é muito foda

      eu gosto de serie com historia

      é um seriado q vc rir, sente raiva, chora (mano a história do sanji vc tem que assistir com um lenço) é muito foda, vc sente emoção de mais nessa historia deles

      e one piece vc começa meio q devagar no começo mas depois q ele passa para a Grand Line ai a coisa começa a ficar legal e vai só melhorando

      vale a pena assistir

      • O problema para quem começa que so fica “bom” depois de assistir uns 350 epis. Então tem que ser insistente e acreditar que vai fazer sentido kkk

  2. acho que seria bom linkar os posts, o antigo com esse e com o futuro.
    exemplo, nos paragrafos:
    1:
    “Falamos no post anterior sobre os problemas com a mudança de contexto entre tarefas. Caso tenha perdido, recomendamos parar por aqui e ler antes esse post.”
    2:
    “No próximo artigo vamos falar sobre como melhorar e organizar melhor a comunicação da sua equipe no seu local de trabalho.”

    https://viverdedividendos.org/evite-troca-de-contexto/

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